Candidaturas encerradas
Secretária Executiva
Tipo de vaga: Efetivo
Modelo de trabalho: Presencial
Vaga também para PcD
Descrição da vaga
Estamos em busca de uma Secretária Executiva para se juntar à nossa equipe dinâmica. Este papel é fundamental para garantir que nosso escritório seja um ambiente acolhedor, funcional e produtivo para todos os membros da equipe.
A secretária será responsável pela recepção e apoio administrativo, além de fornecer suporte essencial para as operações diárias.
Responsabilidades e atribuições
Quais serão os principais desafios?
- Realizar atendimento pessoal e telefônico na recepção e controle de malotes e correspondências, recebimento de periódicos, agendamento e organização das salas de reuniões, solicitação de mobiliário, equipamentos, materiais gerais de expediente, liberação de veículos e vouchers de estacionamento.
- Identificar e resolver proativamente problemas relacionados às instalações, equipamentos e suprimentos do escritório.
- Solicitar reservas de hotéis, passagens de ônibus e voos para os colaboradores, realizando as cotações a fim de manter o controle das despesas e redução dos custos operacionais.
- Realizar a cotações de diversos segmentos e compras, manutenção predial e contratação de terceiros para regularização das necessidades prediais, dispondo dos materiais para conclusão dos serviços visando redução dos custos e organização do ambiente físico de trabalho.
- Receber notas fiscais e efetuar lançamentos no Pipefy (sistema para gestão de processos e pagamentos), incluindo a fatura do cartão de crédito corporativo, visando assegurar a eficiência nos processos e o pagamento dos serviços contratados pela empresa. Realizar entrega de uniformes, conforme negociação do contrato com o contratante.
- Apoiar diretores, buscando a otimização do tempo e eficiência de suas atividades, através do controle de agendas, antecipação de riscos e resolução proativa de problemas, visando permitir que eles concentrem seus esforços em questões estratégicas.
- Oferecer assistência em demandas pessoais dos executivos, como o pagamento de contas, facilitando a organização de suas demandas.
- Identificar oportunidades para agilizar, otimizar e automatizar atividades, buscando sugerir e implementar as melhores práticas, visando a eficiência operacional do setor.
Requisitos e qualificações
- Graduação cursando em Administração, Secretariado Executivo ou áreas relacionadas.
- Experiência prévia em funções administrativas, preferencialmente em um ambiente de escritório.
- Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.
- Capacidade de resolver problemas de forma proativa e eficiente.
- Forte atenção aos detalhes e habilidades organizacionais.
- Disponibilidade para lidar com situações emergenciais fora do horário comercial, quando necessário
Informações adicionais
Benefícios:
Assistência médica Sulamérica
Vale-refeição flexível
Vale-transporte ou estacionamento;
Gympass;
Day Off no mês do aniversário;
Horário Flexível;
Etapas do processo
- Etapa 1: Cadastro
- Etapa 2: Entrevista
- Etapa 3: Entrevista Final
- Etapa 4: Contratação